2014年，区档案局按照“统一规范、精简高效、资源共享、及时安全”的原则，以社区档案信息一体化管理平台为抓手，积极推行电子台帐，大力推进社区减负工作，为基层社会管理创新进行了积极有益的探索。

    一、搭建平台，推行电子台帐

    （一）实现台帐电子化。2014年，区档案局在推行社区工作标准化档案目录使社区台帐瘦身2/3的基础上，完成了社区档案信息一体化管理平台的研发和建设，并在社区、街道、考核部门中全面推行。新平台具有台帐录入、台帐管理、信息编报、通知公告、网上考核、统计分析、档案管理等功能板块，使社区实现了从纸质台帐向电子台帐的跨越，并通过与街道、部门的互联互通，实现了台帐和信息的在线报送和网络考核，大大提高了工作效率。

    （二）促进社区信息共享。电子台帐一经录入可多次使用。社工录入的电子台帐，经社区负责人审核后，自动发布在信息共享库，既保证了台帐的准确、及时，又便于其他社工共享台帐资源，了解社区整体工作动态。有了电子台帐，档案员可按归档要求，在平台上轻松勾选，在线归档。为方便社工检索利用档案，平台还设计了“一键推送”功能，只要一点击，档案可瞬间“变”为台帐。

    二、统一模板，方便台帐制作

    （一）统一精简台帐。坚持社区工作准入制度，推行《海曙区社区工作标准化档案目录》，从源头上减少台帐的种类。通过标准化收集，整合了共性台帐，去除了无效台帐，使台帐大幅精简。社区台帐明确分为社区综合、社区党建、平安建设、社区文明、民生服务和群团工作6类，方便社工随时归档，迎接部门考核检查。年终考核结束后，对台帐实行统一的管理，促进台帐的完整和安全。

    （二）统一规范模板。原有社区准入工作凡是表格形式的，都实行统一模板，并预置在平台中，社工写台帐时，只需勾选模板，填写方便，效率提高。2014年新准入的节水型社区、垃圾分类社区等创建工作，区档案局提前对内容进行梳理把关，并形成新的统一模板供社区填报。截至2014年底，平台共预置名单名册、活动培训、申请审批、情况统计、会议记录等5大类共69种表格，大大节省了社工台帐制作时间，促进了社区准入工作的规范化和科学化。

    三、在线考核，提高减负实效

    （一）实现网络化考核。社区、街道、考核部门在平台实现互通后，街道和部门可随时将文件、通知、工作要求通过平台下达给社区，社区可根据要求在平台上选编合成台帐，在线报给街道和考核部门。考核部门收到电子台帐后，可根据审核结果，选择通过、退回、填写反馈意见等，在线对社区提出考核指导，还可将基层报送的多条台帐进行筛选，整合汇编成新的台帐，用来迎接更上一级考核。网络化的考核，既省去了社区的接待时间，也提高了部门的考核效率。

    （二）灵活制作台帐本。平台设计了电子书功能，社工在选编台帐时，目录、页码皆自动生成，且排序自由，并提供个性化封面设计。即使考核内容变动，也可轻松应对，彻底摒弃纸质台帐制作的繁锁程序。考核部门审核电子台帐时，可轻松自由选择内容查看，提高了审核的时效性。同时为了减少平台的储存压力，提高白天的运行速度，平台还设计了缓存功能，所有经确认的台帐会在夜间自动生成PDF文档，从而节约了白天社工台帐本制作时间。

    （三）平台推广顺利。2014年上半年，区档案局先后举办了10多期培训班，对街道、社区及相关部门进行培训，累计培训1000多人次，为平台的全面推广使用打下了扎实基础。在推广阶段，区档案局还走遍8个街道，对广大社区进行了面对面的指导，并根据建议进一步完善平台功能，建成了与“81890志愿者”、“锋领E家”等平台的接口，方便社区信息跨平台共享。截至2014年底，已有711个社工绑定帐号使用平台，19000多人次登录，产生台帐数量近2万条，形成台账本251本，其中报给爱卫办台帐本94本。爱卫办在迎接上级部门考核时，标准化、智能化的电子台帐和电子书，受到了上级部门的高度好评。2014年11月，省档案局先后派出两批人员到海曙区调研，他们对海曙区在全省率先实施档案台帐跨界管理和自主研发的社区档案信息一体化平台大为赞赏。